Ik ben net aangeklaagd! Wat nu?

"U bent gedagvaard." Drie woorden die bij iedereen angst inboezemen - van overheidsfunctionarissen tot bedrijfseigenaren tot onschuldige (tot het tegendeel is bewezen) omstanders. Of je het nu verwacht of ziet aankomen, niemand wil aan de ontvangende kant van een rechtszaak staan. Gelukkig sta je er niet alleen voor als het ergste gebeurt.

Deze gids geeft aan welke stappen u moet nemen in het geval van een onverwachte rechtszaak.

Blijf kalm. Handel snel. Vertel het iemand.

Op het moment dat u het papierwerk in handen krijgt, tikt de klok. Je hebt maar weinig tijd om op de klacht te reageren en als je dat niet doet, kan dat ernstige gevolgen hebben. Breng je verzekeraar en juridisch adviseur zo snel mogelijk op de hoogte, zodat ze de tijd hebben om een verdediging te ontwikkelen en tijdig te reageren. Bovendien vereisen bijna alle verzekerings-/risicoverzekeringsovereenkomsten een kennisgeving van daadwerkelijke claims. Neem als verzekerde geen enkel deel van de verdediging in eigen handen (bijv. het inhuren van een advocaat, praten over schikkingen, enz.)

Naast de verdediging zal je toegewezen raadsman helpen bij het coördineren van interne en externe reacties. Intern kan hij of zij risicobeheersingsmaatregelen onderzoeken en evalueren en vervolgens corrigerende maatregelen implementeren om problemen te voorkomen en risico's te beperken. Extern helpt hij of zij bij het coördineren van de reacties van het publiek en de media, aangezien rechtszaken openbaar zijn en de aandacht trekken. Uw juridisch directeur of juridisch adviseur zal willen bespreken en overeenkomen hoe om te gaan met de media. Vanuit het oogpunt van risicomanagement is het aan te raden om een mediabeleid en -procedure op te stellen voordat er rechtszaken ontstaan. Als er een mediabeleid is, is het belangrijk om mensen bewust te maken van de procedures in het beleid. 

Alles bewaren

De volgende stap gebeurt voordat je officieel gedagvaard wordt - precies op het moment dat je "aangeklaagde zintuigen" beginnen te tintelen. Zodra een rechtszaak redelijkerwijs te verwachten is, moet je bewijsmateriaal bewaren: e-mails, documenten, video's, foto's, tastbare voorwerpen - alles wat ook maar enigszins relevant kan zijn. Als je dit niet doet, kan dit ernstige gevolgen hebben, zoals sancties of een beschadigde verdediging.

Je verdediger zal proberen om mogelijk relevante zaken te identificeren, maar je beste gok is om alles te bewaren. 

Wees voorzichtig met wie je praat

Hoewel overheidsinstanties over het algemeen de verantwoordelijkheid hebben om open en eerlijk te zijn tegen het publiek, hebben ze nog steeds het voordeel van het advocaat-cliënt privilege. Als je ooit naar een juridisch programma hebt gekeken, weet je dat dit betekent dat alle communicatie tussen de advocaat en de cliënt beschermd is tegen openbaarmaking tijdens een rechtszaak.

Dit is een krachtig maar kwetsbaar hulpmiddel. Om het te beschermen, moet je ervoor zorgen dat juridische communicatie gescheiden blijft van de dagelijkse e-mails en alleen wordt gedeeld met degenen die het moeten weten. Eén per ongeluk doorgestuurde e-mail kan het privilege opheffen en een gevoelige strategie blootleggen.

Bereid je voor op de lange afstand

Rechtszaken kunnen duur zijn. Niet alleen financieel, maar ook qua tijd, energie en personeel. De communicatie met advocaten, het bewaren van bewijsmateriaal en het verzamelen van informatie eisen allemaal een aanzienlijke tol. Rechtszaken, getuigenverklaringen en het nakijken van documenten betekenen dat je alle hens aan dek moet hebben om te kunnen reageren.

Voeg daar de fiscale impact aan toe en een rechtszaak kan een grote aderlating zijn voor elke entiteit. U zult met de raadsman willen bespreken wat de reikwijdte is van wat hij zal behandelen en de voordelen afwegen van het minimaliseren van de kosten door middel van schikkingsonderhandelingen.

Checklist van 12 punten voor reactie op rechtszaak

Als je betrokken raakt bij een rechtszaak, is hier een snelle checklist van 12 punten die je kunt gebruiken om te reageren:

1. Breng uw verzekeringsmaatschappij of schaderegelaar op de hoogte.
2. Neem contact op met uw juridisch adviseur.
3. Waarschuw je mediarelaties.
4. Stel een publieke verklaring op met juridische input.
5. Bewaar al het bewijsmateriaal (video's, documenten, e-mails, enz.).
6. Bekijk de klacht om te zien wie er wordt aangeklaagd.
7. Identificeer je communicatiecontrolegroep om privileges te behouden.
8. Houd vertrouwelijke documenten gescheiden van routinedossiers.
9. Afzettingen voorbereiden.
10. Denk na over de impact op tijd en middelen.
11. Identificeer en beheer bijkomende risicoblootstellingen.
12. Werk samen met juridische en risicoteams om toekomstige preventiemaatregelen te nemen.

De bal ligt in jouw kamp

Aangeklaagd worden is nooit gemakkelijk en nooit leuk - er is een reden waarom mensen er graag een bedreiging van maken. Maar met deze gids hoeft het geen chaotisch proces te zijn. Voorbereiding vandaag kan je morgen beschermen.

Als je hulp nodig hebt bij het opstellen van een responsplan of het trainen van je team, dan kunnen wij je helpen.